Wanneer meldt u betalingsproblemen? Of u uw crediteuren daarvan direct op de hoogte moet stellen, is een kwestie van aanvoelen en persoonlijk ondernemerschap. Het is echter aan te raden direct de Belastingdienst te informeren als u betalingsproblemen heeft. Doet u dit niet, dan kunnen de bestuurders in privé aansprakelijk gesteld worden.
Een bestuurder van een bv is hoofdelijk aansprakelijk voor de loonbelasting, premies werknemersverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en omzetbelasting (btw) die de bv moet betalen aan de Belastingdienst. Een bestuurder kan zich dus niet beroepen op het feit dat de bv een aparte rechtspersoon is. Ondernemers die hun bedrijf in een persoonlijke onderneming voeren, zoals een eenmanszaak of firma, zijn altijd hoofdelijk aansprakelijk. Bestuurder van een vereniging of stichting zijn hoofdelijke aansprakelijk als de club ook vennootschapsbelastingplichtig is.
Een bestuurder is aansprakelijk als aannemelijk is dat het niet betalen van belastingen en premies het gevolg is van aan hem te wijten kennelijk onbehoorlijk bestuur over de afgelopen drie jaar. De Belastingdienst moet dit kennelijk onbehoorlijk bestuur aannemelijk maken. Maar een bestuurder is ook aansprakelijk als hem kan worden verweten dat hij niet op tijd heeft gemeld dat de belastingen en premies niet betaald konden worden. De bestuurder moet dan eerst aannemelijk maken dat het niet aan hem te wijten is dat geen juiste melding betalingsonmacht is gedaan. Vervolgens moet hij ook nog aannemelijk maken dat het niet zijn schuld is dat de belastingen en premies niet zijn betaald. Op de bestuurder ligt dan dus een dubbele bewijslast.
Ook voor de premies voor een verplicht bedrijfstakpensioenfonds bestaat hoofdelijke aansprakelijkheid. De melding betalingsonmacht moet de ondernemer dan bij het bedrijfstakpensioenfonds doen.
De melding moet zijn gedaan binnen twee weken nadat de belastingen of premies hadden moeten zijn betaald. Elke bestuurder apart kan de melding doen. Aan de melding zijn geen vormvoorschriften verbonden, maar moet wel schriftelijk (op papier of via een webformulier van de Belastingdienst).